枠にとらわれない

　仕事をしていると、いろいろな文書を書くことがあります。そして、その文書にはフォーマットが決まっている、ということが多々あります。

　フォーマットがあると、見た目がそろったり、記入漏れの防止になったり、といった利点があるはずです。ですが、フォーマットのせいで、文書を書くのに苦労することも多いです。用意されたフォーマットを無視した文書も良く見かけます。

　Excel方眼紙というのがあります。Excelのマス目を方眼紙のように使って、枠を作るというやり方です。　見た目がきれいに作れて便利と思っている方もいるようです。
　私はExcel方眼紙が大嫌いです。理由は使いにくいからです。
　結合したセルは、コピー&ペーストがやりにくくなっています。セルの大きさを調整すると、同じ行 or 列の大きさがすべて変わるので、全体の調整が必要になります。
　文書を書くことが目的なのに、フォーマットの枠の調整に時間がかかるとイライラします。

　フォーマットが使いにくい場合、とるべき道は、あきらめてそのフォーマットを使うか、フォーマットを無視するかの2つです。本来はフォーマットを改定 or 廃止するのが正解ですが、たいていの場合、文書を書く人は、フォーマットを変更する権限を持っていません。そもそも、ころころ変えるようでは、フォーマットの意味がありません。

　あきらめて、使いにくいフォーマットを残していると、後で他の人も苦労します。悪弊であることは明白です。悪いことだと分かっていても、それをせざるを得ない。悪いことだと分かっているのに、そのフォーマットを強要される。そんなときは、心が痛みます。
　未来で苦労する方、ごめんなさい。


　フォーマットを作る仕事を否定する気はありませんが、フォーマットが使いやすいかは、よく考えた方がいいと思っています。
　仕事の効率を上げるためのフォーマットのせいで、むしろ仕事の効率が下がっていることが、かなりの割合で見受けられると思います。


　変化の激しい時代です。変化しやすいようにしておくのは重要です。フォーマットの制約で動きが鈍くなってはいけません。制約を少なく、変化しやすくすることが、変化に対応するコツだと、私は思います。
　話がそれてきそうなので、今回はココマデ。